Importation des adhésions HelloAsso

Cette page est en construction.

HelloAsso permet d'exporter les adhésions au format CSV. Nous utilisons cette fonctionnalité pour importer les adhésions "rapidement" depuis HelloAsso. Cependant, il faut tout de mettre agir manuellement.

Téléchargement des données d'adhésion

Sur HelloAsso, on peut télécharger un .CSV qui liste les adhésions des membres depuis une certaine date [où ?]. Nous souhaitons télécharger "toutes les adhésions depuis la dernière importation". Pour cela, comparez la liste d'adhésion sur HelloAsso et les données présentes sur CiviCRM. Le plus ancien adhérent sur HelloAsso qui n'est pas adhérent sur CiviCRM (pas de contact / contact mais pas d'adhésion) doit être le début de votre importation, jusqu'à ce-jour.

Téléchargez le .CSV des importations depuis cette date.

Nettoyage des données

Ouvrez le .CSV dans un logiciel type Excel et assurez-vous que tous les noms ont le bon format (nom de famille en majuscule, prénom avec une majuscule au début seulement).

Sauvegardez le fichier. Gardez votre tableur, il sera nécessaire plus tard.

Création des contacts

Nous devons nous assurer que chaque adhérent a un contact existant dans CiviCRM. Pour cela, dans CiviCRM, allez dans Contacts > Importer des contacts.

Sélectionnez le CSV que vous avez téléchargé. Dans "En cas de doublons", cochez "Remplir les champs vides". Dans "Règle de dédoublonnage", sélectionnez "Nom de famille et prénom" (très important !).

Pour "format des dates", assurez-vous de prendre le même format que dans le CSV. (soit aaaa-mm-jj, soit jj/mm/aaaa, je ne sais plus).

Cliquez sur suivant.

Correspondance des champs

3 champs à mettre en correspondance : Nom de famille, Prénom et Courriel. Assignez-les aux colonnes correspondantes.

Importation

Finalisez l'importation. Cela créera les contacts qui manquent.

Recommandé : Vérifiez qu'il n'y a pas de doublons dans la base. Allez dans Contacts > Gérer les doublons. Sur "Nom de famille & Prénom", cliquez sur le bouton "Utiliser cette règle" et validez. Cela affichera les contacts qui ont le même prénom et nom de famille. La procédure de fusion est compliquée, demandez aux responsables infrastructure.

Importation des adhésions

Dans Adhésions > Importer des adhésions, utilisez le même .CSV. Dans "Modèle d'import", choisissez "Import Adhésions HelloAsso".

WIP

Importer les groupes

Dans HelloAsso, les adhérents peuvent demander à être inscrits aux mailing Event ou Associatif. Ces choix sont reflétés par 2 colonnes dans le .CSV. Pour l'instant, l'import de ces choix doit se faire à la main.

Pour chaque adhérent du CSV, ajoutez-le aux groupes (Mailing Event ou Mailing CA) selon ses choix.