Importation des adhésions HelloAsso

HelloAsso permet d'exporter les adhésions au format CSV. Nous utilisons cette fonctionnalité pour importer "rapidement" les adhésions HelloAsso sur CiviCRM. Cette opération doit être faite assez régulièrement, idéalement avant chaque CA pour que les adhérents reçoivent bien leur convocation.

Téléchargement des données d'adhésion

Sur HelloAsso, rendez-vous dans les informations de la billetterie pour afficher la liste des adhésions.

Assurez-vous d'aller sur la billetterie pour l'année universitaire en cours. Si elle n'existe pas, consultez le Bureau.

Nous devons télécharger les adhésions réalisées après la dernière importation. Si vous ne vous souvenez pas de cette date, recherchez dans la liste l'adhésion la plus ancienne qui n'a pas été comptabilisée sur CiviCRM. Pour cela, vous pouvez aller sur CiviCRM, et rechercher le nom de l'adhérent. S'il son contact existe, allez sur son profil dans la rubrique Adhésions. Vous verrez sur cette page si son adhésion pour l'année universitaire en cours a été importée ou non.

Téléchargez le .CSV en spécifiant cette date de dernière importation.

Si la dernière importation a été faites le 20 Octobre, importez les adhésions depuis le 21 Octobre.

Nettoyage des données

Ouvrez le .CSV dans un tableur (Excel, Libreoffice Calc, Google Sheets...) et assurez-vous que tous les noms ont le bon format (nom de famille en majuscule, prénom avec une majuscule au début seulement).

Dans cette example, "Jobs" devrait être changé" en "JOBS".

Sauvegardez le fichier. Gardez votre tableur, il sera nécessaire plus tard.

Création des contacts

Nous devons nous assurer que chaque adhérent possède un contact existant dans CiviCRM. Pour cela, dans CiviCRM, allez dans Contacts > Importer des contacts.

Fichier à importer

Sélectionnez le CSV que vous avez nettoyé.

Séparateur de champs

Indiquez le point virgule ;.

En cas de doublon

Sélectionnez Remplir les champs vides.

Règle de dédoublonnage

Sélectionnez Nom de famille & Prénom - General.

Cette règle est très importante. Elle permet d'éviter la création de plusieurs entités contact pour la même personne physique.

Format des dates

Sélectionnez jj/mm/aaaa.

Modèle d'import

Sélectionnez HelloAsso Contacts.

Cliquez sur "Suivant".

Correspondance des champs

Normalement, le modèle d'import devrait avoir correctement renseigné la correspondance des champs, mais nous allons vérifier.

À gauche se trouve le nom des colonnes du fichier CSV importé. À droite se trouve le champ correspondant. 3 correspondances doivent être renseignées :

• La colonne Nom adhérent doit correspondre au champ Nom de famille.
• La colonne Prénom adhérent doit correspondre au champ Prénom.
• La colonne Adresse e-mail doit correspondre au champ Courriel.

Lorsque vous vous êtes assurés que les correspondances sont bien faites, cliquez sur "Suivant".

Importation

CiviCRM vous indique si des lignes du CSV sont invalides. Assurez-vous qu'il n'y a pas de soucis (où au moins que les soucis soient attendus).

Aucune ligne est invalide, on peut continuer.

Si tout est bon, cliquez sur "Importer maintenant >>".

Recommandé : Vérifiez qu'il n'y a pas de doublons dans la base.
Allez dans Contacts > Gérer les doublons. Sur Nom de famille & Prénom, cliquez sur le bouton Utiliser cette règle et validez. Cela affichera les contacts qui ont le même prénom et nom de famille, ou alors affichera une notification comme quoi il n'y en a pas. S'il y en a, la procédure de fusion étant compliquée, demandez aux responsables infrastructure.

Importation des adhésions

Nous sommes assurés que chaque adhérent a un contact associé. Nous allons maintenant indiquer à CiviCRM que ces contacts ont adhéré pour l'année universitaire en cours.

Allez dans Adhésions > Importer des adhésions.

Fichier à importer

Choisissez le même CSV que précédemment.

Séparateur de champs

Indiquez le point virgule ;.

Modèle d'import

Sélectionnez Import Adhésions HelloAsso.

Cliquez sur "Suivant".

Sur cette page :

Adhésion

Sélectionnez Mettre à jour l'existant.

Contact de l'adhésion

Sélectionnez Faire correspondre à un contact existant.

Dedupe rule

Sélectionnez Nom de famille & Prénom (Unique Match).

Ces options sont données à titre indicatif. Je pense par exemple qu'il est possible de faire la création des contacts directement à cette étape. Si vous souhaitez faire des tests et faire évoluer cette procédure, n'hésitez pas !

Date format

Sélectionnez jj/mm/aaaa.

Correspondance de champs

Normalement, le modèle d'import devrait avoir correctement renseigné la correspondance des champs, mais nous allons vérifier.

À gauche se trouve le nom des colonnes du fichier CSV importé. À droite se trouve le champ correspondant. Les correspondances suivantes doivent être renseignées :

• La colonne Date de la commande doit correspondre au champ Date de début de l'adhésion.
• La colonne Nom adhérent doit correspondre au champ Nom de famille.
• La colonne Prénom adhérent doit correspondre au champ Prénom.
• La colonne Adresse e-mail doit correspondre au champ Courriel.

Deux autres "fausses" colonnes doivent être renseignées. Ce sont des valeurs qui seront appliquées à toutes les adhésions. Elles ne dépendent pas de colonnes venant du .CSV. Si elles n'existent pas, cliquez sur le bouton + Add Row.

• Type de membre doit prendre le nom de l'adhésion pour l'année en cours. Par exemple, pour l'année 2025-2026, le champ doit prendre la valeur "Adhérent 2025-2026".
• Source de l'adhésion doit prendre comme valeur "Import HelloAsso".

Les 2 valeurs supplémentaires.

Concernant le type de membre :
L'adhésion pour l'année en cours doit être créée. Pour vous assurer qu'elle existe, allez dans Adhésions > Tableau de bord. Ici vous voyez la liste des adhésions existantes. Nous en faison une par année universaire.


Ici, 2 types existent : Adhérent 2024-2025 et Adhérent 2025-2026.

Si l'adhésion pour l'année en cours n'existe pas, demandez au Bureau ou au pôle infrastructure de la créer en allant dans Administrer > CiviMember > Types d'adhésion.

Lorsque vous vous êtes assurés que les correspondances sont bien faites, cliquez sur "Suivant", puis cliquez sur "Importer maintenant >>".

Importer les groupes

Si la billetterie HelloAsso a bien été faite, les adhérents ont pu choisir s'ils souhaitaient être abonnés aux différentes newsletters de l'AML, à savoir Event et CA. Nous allons renseigner leur choix en les ajoutant aux groupes correspondants.

La technique pour faire cela est de reprendre la procédure de création des contacts détaillée plus tôt dans cette procédure, avec une petite différence : nous allons précisé un groupe dans lequel ajouter les contacts.

Pour chaque mailing (Event puis CA)

Création du CSV

Supprimer toutes les lignes pour lesquelles la réponse est "Non" à la colonne correspondant au mailing. Par exemple, si vous faites l'ajout au groupe Event, supprimez toutes les lignes pour lesquelles la colonne Je souhaite être tenu informé, par mail, des évènements à venir de l'AML est Non. Sauvegardez ce CSV.

Importation

Suivez la procédure "Création des contacts" détaillée plus tôt. Cependant, avant de valider en appuyant sur "Importer maintenant >>", cliquez sur Ajouter les enregistrements importés au groupe existant et choisissez le groupe correspondant.

• Mailing Event : Choisissez le groupe Mailing Event
• Mailing CA : Choisissez le groupe Mailing CA 20XX-20XX correspondant à l'année universitaire en cours. Si le groupe n'existe pas, demandez au bureau ou au pôle infrastructure de le créer.

Cliquez sur "Importer maintenant >>". Les groupes seront ajoutés aux personnes concernées.

Vérification : Normalement, vous devriez obtenir un résultat similaire à l'image suivante, c'est-à-dire 0 nouveau contacts créés et X contacts ajoutés au groupe sélectionné.


Les lignes invalides viennent des lignes vides résultantes de la suppression des adhérents ne souhaitant pas être abonnés au mailing, il est possible que vous ne les aillez pas en fonction de comment vous avez produit le nouveau CSV.

Réitérez la procédure pour l'autre mailing.