Arrivée d'un membre actif
Passe en revue les étapes de création des comptes pour les membres actifs.
Avant propos
Tâches préliminaires
Pour ajouter un nouvel utilisateur sur l'infrastructure de l'AML, vous avez besoin :
- De son nom de famille.
- De son prénom.
- D'une adresse e-mail personnelle.
Google Workspace
Création du compte Google Workspace
Cette tâche doit être effectuée par une personne ayant les accès administrateurs au Google Workspace de l'AML, c'est-à-dire un membre de la présidence ou du secrétariat.
Rendez-vous sur https://admin.google.com/u/1/ac/users et cliquez sur "Ajouter un nouvel utilisateur" .
Prénom
Indiquez le prénom de l'utilisateur, avec une majuscule sur la première lettre.Vous pouvez toujours ajouter des personnes externes aux groupes dans la console d'administration Google, quel que soit le paramètre défini pour les membres externes.
Nom
Indiquez le nom de famille de l'utilisateur, avec une majuscule sur la première lettre.
Adresse e-mail principale
Indiquez l'identifiant de l'utilisateur en suivant le modèle suivant :
prenom-compose.nom-de-famille
Ainsi, Linus Torvalds aura comme identifiant linus.torvalds, et Guido Van Rossum aura guida.van-rossum.
Vous pouvez consulter le membre pour connaître ses préférences de nommage.
Adresse e-mail secondaire
Indiquez l'adresse e-mail personnelle de l'adhérent. Il recevra sur cette adresse un lien lui permettant de définir un mot de passe.
Cliquez sur "Gérer le mot de passe, l'unité organisationnelle et la photo de profil de l'utilisateur".
Unité organisationnelle
Ajout du compte au groupe "Membres"
Une fois l'utilisateur créé, cochez son nom dans la liste des utilisateurs et cliquez sur "Plus d'options" > "Ajouter les utilisateurs sélectionnés aux groupes". Ajoutez le au groupe "Membres".
Grâce à cela, les utilisateurs auront accès au drive partagé "AML".
CiviCRM
Création du compte CiviCRM
Cette tâche doit être effectuée par une personne ayant les accès administrateurs au CiviCRM. Le pôle infrastructure y a accès, et si les droits sont correctement donnés dans le CRM, le secrétariat également.
Rendez-vous sur https://crm.aml-lyon1.fr/civicrm/admin/users et cliquez sur "Ajouter utilisateur".
Rôles
Permet de donner des droits à l'utilisateur. Si vous ajoutez juste un membre actif, donnez le rôle "Membre". Sinon, donnez un rôle correspondant. Si besoin, vous pouvez demander au pôle infrastructure de créer un nouveau rôle avec les droits nécessaires.
Nom utilisateur
Indiquez l'identifiant de l'utilisateur en suivant le modèle suivant :
prenom-compose.nom-de-famille
Ainsi, Linus Torvalds aura comme identifiant linus.torvalds, et Guido Van Rossum aura guida.van-rossum.
Vous pouvez consulter le membre pour connaître ses préférences de nommage.
Contact
L'utilisateur doit être associé à un contact de la base de données. Normalement, un membre doit forcément avoir adhéré et donc doit forcément avoir un contact associé. Si ce n'est pas le cas, quelque chose a mal été fait.
Sélectionnez le contact correspondant au membre.
Courriel de l'utilisateur·ice
Pas besoin de remplir ce champ, CiviCRM utilisera le courriel du contact.
Activé
Activez le compte en cochant la case.
Cliquez sur "Soumettre". Le compte a bien été créé.
Envoi d'un e-mail
Nous allons envoyer un mail au membre qui lui permettra de définir son mot de passe.
Dans la liste des utilisateurs, sur le membre nouvellement ajouté, cliquez sur le menu déroulant à droite et sélectionnez "Envoyer une réinitialisation du mot de passe", puis validez.
Vaultwarden
Création du compte Vaultwarden
Cette tâche doit être effectuée par une personne ayant les accès administrateurs au Vaultwarden de l'AML.
Rendez-vous sur https://vw.aml-lyon1.fr/#/organizations/cc347964-2750-4a3f-a27d-d4b9749a0b96/members et cliquez sur "Inviter un membre".
Courriel
Indiquez l'adresse e-mail personnelle de l'utilisateur. Il recevra un e-mail pour activer son compte sur cette adresse.
Rôle du membre
Permet d'attribuer des permissions au nouvel utilisateur.
Cliquez sur "Enregistrer".
Lorsque le nouveau membre aura activé son compte, vous devrez valider son compte. Pour cela, rendez-vous sur la liste des membres du Vaultwarden. À côté de son adresse e-mail se trouvera une indication "Confirmation nécessaire". Cliquez sur le menu déroulant à droite et confirmez la création du compte.