Les adhésions sont enregistrées sur l'outil CiviCRM. Il faut les enregistrer dès que possible dessus. C'est une tâche que tout membre actif peut faire, depuis son ordinateur.
#### Avant toute chose Vous devez disposer d'un compte sur [https://crm.aml-lyon1.fr](https://crm.aml-lyon1.fr). Normalement, votre identifiant est de la forme `prenom.nom`. Si vous n'avez pas de compte, demandez à un pôle infra de vous le créer. CiviCRM est un outil puissant : si vous pensez faire quelque chose de bizarre, arrêtez tout et demandez de l'aide à quelqu'un qui s'y connaît. **Si vous suivez correctement ce guide vous ne risquez pas de casser quoi que ce soit !**Concernant les adhésions sur HelloAsso : Une page de ce guide est dédiée à l'enregistrement des adhésions effectuées sur HelloAsso. C'est une procédure longue et peu automatisée, mais nécessaire tout de même. Elle peut être effectuée par n'importe quel membre ayant accès aux adhésions HelloAsso.
# Procédure d'ajout d'un.e adhérent.e Vous avez besoin : - D'un ordinateur connecté sur [https://crm.aml-lyon1.fr](https://crm.aml-lyon1.fr) - De la feuille d'adhésion complétée et payée par l'adhérent.e.Vérifiez bien que l'adhérent.e a complété la fiche d'adhésion, que son écriture est lisible et qu'il/elle l'a signée !
### 1. Créer un contact pour l'adhérent Dans CiviCRM, les personnes physiques et morales sont nommées "Contact". L'adhésion sera rattachée à un contact. Nous devons donc créer, si besoin, un contact pour l'adhérent.e. #### 1.1 Vérifier si l'adhérent est déjà dans notre base de donnée En haut à gauche de CiviCRM, vous avez un champ qui vous permet de rechercher parmi les contacts. Taper le nom de famille de l'adhérent.e. Si rien n'est trouvé, c'est qu'il va falloir créer le contact. [](https://wiki.aml-lyon1.fr/uploads/images/gallery/2025-12/QmsxQj4XI0ohT0pd-image-1764920149438.png) Si le contact est trouvé, cliquez sur son nom et passez à l'étape 2. #### 1.2 Créer un contact pour l'adhérent Dans la barre de navigation en haut, allez dans `Contacts -> Nouveau particulier`. [](https://wiki.aml-lyon1.fr/uploads/images/gallery/2025-12/2o7Zw20DndddcQIi-image-1764920249037.png) Sur cette page, renseignez le **nom de famille**, le **prénom**, et le **courriel** de l'adhérent.e.Techniquement, l'adhérent.e peut refuser de donner son courriel. Dans ce cas là, vous n'avez pas à le renseigner dans la page de contact, mais notez que certaines étapes suivantes seront légèrement différentes.
Une fois cela fait, appuyez sur le bouton `Enregistrer`. Vous arriverez sur la page du contact nouvellement créé. [](https://wiki.aml-lyon1.fr/uploads/images/gallery/2025-12/sorse0Ba2bVs7xdE-image-1764920416413.png) ### 2. Ajouter l'adhésion Dans la barre de navigation à gauche, allez sur `Adhésion`. [](https://wiki.aml-lyon1.fr/uploads/images/gallery/2025-12/IFJsuQ6XcYfXw43D-image-1764920493825.png) Ici sont listées les adhésions effectuées par le contact auprès de l'AML. Nous avons un type d'adhésion par année scolaire (Adhésion 2024-2025, Adhésion 2025-2026, etc.). C'est au pôle infrastructure de créer le nouveau type d'adhésion avant chaque rentrée de Septembre.Si vous voyez dans la liste une adhésion pour l'année en cours, c'est que le contact avait déjà adhéré pour cette année !
Appuyez sur `Ajouter une adhésion`. [](https://wiki.aml-lyon1.fr/uploads/images/gallery/2025-12/pWMg30zaV8CFQcGE-image-1764920658181.png) Il y a beaucoup d'options sur ce formulaire mais nous nous intéressons uniquement à certain d'entre eux. Remplissez : - **Organisation et type d'adhésion** : Sélectionnez le type d'adhésion pour l'année en cours. - **Source de l'adhésion** : Indiquez ici **votre** nom. - **Enregistrer le paiement de la cotisation ?** : Cochez cette case. - **Moyen de paiement** : Indiquez si le paiement a été effectué par `Espèce` ou par `Carte Bancaire`. - **Envoyer confirmation et reçu ?** : Cochez cette case. L'adhérent recevra un mail de confirmation de son adhésion. Cette case ne sera pas disponible si l'adhérent.e n'a pas souhaité fournir son courriel. Enfin, appuyez sur `Enregistrer`. L'adhésion est validée mais ce n'est pas fini ! ### 3. Ajouter l'adhérent dans les groupes demandés Les adhérents peuvent demander à [recevoir des mailings](https://wiki.aml-lyon1.fr/books/guides-dutilisation-de-linfrastructure-aml/chapter/mailings-pour-la-communication-et-le-secretariat) concernant deux sujets : les événements de l'AML et les informations associatives (convocations aux conseils d'administration, assemblées générales, etc.). Vous devez **ajouter le contact** aux groupes demandés. Pour cela rien de plus simple : Allez dans l'onglet `Groupes`. [](https://wiki.aml-lyon1.fr/uploads/images/gallery/2025-12/GsRLeqSz3fLz77dz-image-1764921180602.png) #### Si l'adhérent.e souhaite recevoir les mailings Event Dans le menu déroulant `Ajouter à un groupe`, sélectionnez `Mailing Event`. Appuyez ensuite sur `Ajouter`. [](https://wiki.aml-lyon1.fr/uploads/images/gallery/2025-12/CiX8twnJwVXKs94q-image-1764921254434.png) #### Si l'adhérent.e souhaite recevoir les mailings Associatifs Dans le menu déroulant `Ajouter à un groupe`, sélectionnez `Mailing CA 20XX-20XX` (avec l'année en cours). Si le groupe n'existe pas, contactez un pôle infrastructure, il devra le créer. Appuyez ensuite sur `Ajouter`. [](https://wiki.aml-lyon1.fr/uploads/images/gallery/2025-12/goWrG9AOIpnxqrRR-image-1764921321506.png) Bien joué, vous avez enregistré votre première adhésion ! # Importation des adhésions HelloAsso HelloAsso permet d'exporter les adhésions au format CSV. Nous utilisons cette fonctionnalité pour importer **"rapidement"** les adhésions HelloAsso sur [CiviCRM](https://crm.aml-lyon1.fr/civicrm/home). Cette opération doit être faite assez régulièrement, idéalement avant chaque CA pour que [les adhérents reçoivent bien leur convocation](https://wiki.aml-lyon1.fr/books/guides-dutilisation-de-linfrastructure-aml/chapter/mailings-pour-la-communication-et-le-secretariat). #### Téléchargement des données d'adhésion Sur HelloAsso, rendez-vous dans les informations de la billetterie pour afficher la liste des adhésions.Assurez-vous d'aller sur la billetterie pour l'année universitaire en cours. Si elle n'existe pas, consultez le Bureau.
Nous devons télécharger les adhésions réalisées **après la dernière importation.** Si vous ne vous souvenez pas de cette date, recherchez dans la liste **l'adhésion la plus ancienne qui n'a pas été comptabilisée sur CiviCRM.** Pour cela, vous pouvez aller sur [CiviCRM](https://crm.aml-lyon1.fr/civicrm/home), et rechercher le nom de l'adhérent. S'il son contact existe, allez sur son profil dans la rubrique `Adhésions`. Vous verrez sur cette page si son adhésion pour l'année universitaire en cours a été importée ou non. Téléchargez le .CSV en spécifiant cette date de dernière importation.Si la dernière importation a été faites le 20 Octobre, importez les adhésions depuis le 21 Octobre.
#### Nettoyage des données Ouvrez le .CSV dans un tableur (Excel, Libreoffice Calc, Google Sheets...) et assurez-vous que tous les noms ont le bon format (nom de famille en majuscule, prénom avec une majuscule au début seulement). [](https://wiki.aml-lyon1.fr/uploads/images/gallery/2026-04/RymAqxHHyoWTIRl0-image.png)Dans cette example, "Jobs" devrait être changé" en "JOBS". Sauvegardez le fichier. Gardez votre tableur, il sera nécessaire plus tard. ### Création des contacts Nous devons nous assurer que chaque adhérent possède un contact existant dans CiviCRM. Pour cela, dans CiviCRM, allez dans `Contacts > Importer des contacts`. ##### Fichier à importer Sélectionnez le CSV que vous avez nettoyé. ##### Séparateur de champs Indiquez le point virgule `;`. ##### En cas de doublon Sélectionnez `Remplir les champs vides`. ##### Règle de dédoublonnage Sélectionnez `Nom de famille & Prénom - General`.Cette règle est très importante. Elle permet d'éviter la création de plusieurs entités contact pour la même personne physique.
##### Format des dates Sélectionnez `jj/mm/aaaa`. ##### Modèle d'import Sélectionnez `HelloAsso Contacts`. Cliquez sur "Suivant". #### Correspondance des champs Normalement, le modèle d'import devrait avoir correctement renseigné la correspondance des champs, mais nous allons vérifier. À gauche se trouve le nom des colonnes du fichier CSV importé. À droite se trouve le champ correspondant. 3 correspondances doivent être renseignées : - La colonne `Nom adhérent` doit correspondre au champ `Nom de famille`. - La colonne `Prénom adhérent` doit correspondre au champ `Prénom`. - La colonne `Adresse e-mail` doit correspondre au champ `Courriel`. Lorsque vous vous êtes assurés que les correspondances sont bien faites, cliquez sur "Suivant". #### Importation CiviCRM vous indique si des lignes du CSV sont invalides. Assurez-vous qu'il n'y a pas de soucis (où au moins que les soucis soient attendus). [](https://wiki.aml-lyon1.fr/uploads/images/gallery/2026-04/jrXAfaWpxK3WMbfV-image.png) Aucune ligne est invalide, on peut continuer. Si tout est bon, cliquez sur "Importer maintenant >>".Recommandé : Vérifiez qu'il n'y a pas de doublons dans la base. Allez dans `Contacts > Gérer les doublons`. Sur `Nom de famille & Prénom`, cliquez sur le bouton `Utiliser cette règle` et validez. Cela affichera les contacts qui ont le même prénom et nom de famille, ou alors affichera une notification comme quoi il n'y en a pas. S'il y en a, la procédure de fusion étant compliquée, demandez aux responsables infrastructure.
### Importation des adhésions Nous sommes assurés que chaque adhérent a un contact associé. Nous allons maintenant indiquer à CiviCRM que ces contacts ont adhéré pour l'année universitaire en cours. Allez dans `Adhésions > Importer des adhésions`. ##### Fichier à importer Choisissez le même CSV que précédemment. ##### Séparateur de champs Indiquez le point virgule `;`. ##### Modèle d'import Sélectionnez `Import Adhésions HelloAsso`. Cliquez sur "Suivant". Sur cette page : ##### Adhésion Sélectionnez `Mettre à jour l'existant`. ##### Contact de l'adhésion Sélectionnez `Faire correspondre à un contact existant`. ##### Dedupe rule Sélectionnez `Nom de famille & Prénom (Unique Match)`.Ces options sont données à titre indicatif. Je pense par exemple qu'il est possible de faire la création des contacts directement à cette étape. Si vous souhaitez faire des tests et faire évoluer cette procédure, n'hésitez pas !
##### Date format Sélectionnez `jj/mm/aaaa`. #### Correspondance de champs Normalement, le modèle d'import devrait avoir correctement renseigné la correspondance des champs, mais nous allons vérifier. À gauche se trouve le nom des colonnes du fichier CSV importé. À droite se trouve le champ correspondant. Les correspondances suivantes doivent être renseignées : - La colonne `Date de la commande` doit correspondre au champ `Date de début de l'adhésion`. - La colonne `Nom adhérent` doit correspondre au champ `Nom de famille`. - La colonne `Prénom adhérent` doit correspondre au champ `Prénom`. - La colonne `Adresse e-mail` doit correspondre au champ `Courriel`. Deux autres "fausses" colonnes doivent être renseignées. Ce sont des valeurs qui seront appliquées à toutes les adhésions. Elles ne dépendent pas de colonnes venant du .CSV. Si elles n'existent pas, cliquez sur le bouton `+ Add Row`. - `Type de membre` doit prendre le nom de l'adhésion pour l'année en cours. Par exemple, pour l'année 2025-2026, le champ doit prendre la valeur "Adhérent 2025-2026". - `Source de l'adhésion` doit prendre comme valeur "Import HelloAsso". [](https://wiki.aml-lyon1.fr/uploads/images/gallery/2026-04/rsugnW2oyHzjDGIJ-image.png) Les 2 valeurs supplémentaires.**Concernant le type de membre :** L'adhésion pour l'année en cours doit être créée. Pour vous assurer qu'elle existe, allez dans `Adhésions > Tableau de bord`. Ici vous voyez la liste des adhésions existantes. Nous en faison une par année universaire. [](https://wiki.aml-lyon1.fr/uploads/images/gallery/2026-04/f7PnWCYtAYKro3Xu-image.png) Ici, 2 types existent : Adhérent 2024-2025 et Adhérent 2025-2026. Si l'adhésion pour l'année en cours n'existe pas, demandez au Bureau ou au pôle infrastructure de la créer en allant dans `Administrer > CiviMember > Types d'adhésion`.
Lorsque vous vous êtes assurés que les correspondances sont bien faites, cliquez sur "Suivant", puis cliquez sur "Importer maintenant >>". ### Importer les groupes Si la billetterie HelloAsso a bien été faite, les adhérents ont pu choisir s'ils souhaitaient être abonnés aux différentes newsletters de l'AML, à savoir Event et CA. Nous allons renseigner leur choix en les ajoutant aux groupes correspondants. La technique pour faire cela est de reprendre la procédure de création des contacts détaillée plus tôt dans cette procédure, avec une petite différence : nous allons précisé un groupe dans lequel ajouter les contacts. #### Pour chaque mailing (Event puis CA) #### Création du CSV Supprimer toutes les lignes pour lesquelles la réponse est "Non" à la colonne correspondant au mailing. Par exemple, si vous faites l'ajout au groupe Event, supprimez toutes les lignes pour lesquelles la colonne `Je souhaite être tenu informé, par mail, des évènements à venir de l'AML` est `Non`. Sauvegardez ce CSV. #### Importation Suivez la procédure "Création des contacts" détaillée plus tôt. **Cependant, avant de valider en appuyant sur "Importer maintenant >>", cliquez sur `Ajouter les enregistrements importés au groupe existant` et choisissez le groupe correspondant.** - Mailing Event : Choisissez le groupe `Mailing Event` - Mailing CA : Choisissez le groupe `Mailing CA 20XX-20XX` correspondant à l'année universitaire en cours. Si le groupe n'existe pas, demandez au bureau ou au pôle infrastructure de le créer. Cliquez sur "Importer maintenant >>". Les groupes seront ajoutés aux personnes concernées.Vérification : Normalement, vous devriez obtenir un résultat similaire à l'image suivante, c'est-à-dire 0 nouveau contacts créés et X contacts ajoutés au groupe sélectionné.  Les lignes invalides viennent des lignes vides résultantes de la suppression des adhérents ne souhaitant pas être abonnés au mailing, il est possible que vous ne les aillez pas en fonction de comment vous avez produit le nouveau CSV.
Réitérez la procédure pour l'autre mailing.