Gestion des adhésions sur CiviCRM

Chaque adhésion doit être renseignée au plus tôt sur CiviCRM. Ce guide explique la démarche à suivre.

Introduction

En temps que MA de l'AML, vous êtes probablement habitué à effectuer des adhésions au comptoir sur les feuilles questionnaire. Mais les feuilles ne sont qu'un support provisoire !

Les adhésions sont enregistrées sur l'outil CiviCRM. Il faut les enregistrer dès que possible dessus. C'est une tâche que tout membre actif peut faire, depuis son ordinateur.

Avant toute chose

Vous devez disposer d'un compte sur https://crm.aml-lyon1.fr. Normalement, votre identifiant est de la forme prenom.nom. Si vous n'avez pas de compte, demandez à un pôle infra de vous le créer.

CiviCRM est un outil puissant : si vous pensez faire quelque chose de bizarre, arrêtez tout et demandez de l'aide à quelqu'un qui s'y connaît. Si vous suivez correctement ce guide vous ne risquez pas de casser quoi que ce soit !

Concernant les adhésions sur HelloAsso : Une page de ce guide est dédiée à l'enregistrement des adhésions effectuées sur HelloAsso. C'est une procédure longue et peu automatisée, mais nécessaire tout de même. Elle peut être effectuée par n'importe quel membre ayant accès aux adhésions HelloAsso.

Procédure d'ajout d'un.e adhérent.e

Vous avez besoin :

Vérifiez bien que l'adhérent.e a complété la fiche d'adhésion, que son écriture est lisible et qu'il/elle l'a signée !

1. Créer un contact pour l'adhérent

Dans CiviCRM, les personnes physiques et morales sont nommées "Contact". L'adhésion sera rattachée à un contact. Nous devons donc créer, si besoin, un contact pour l'adhérent.e.

1.1 Vérifier si l'adhérent est déjà dans notre base de donnée

En haut à gauche de CiviCRM, vous avez un champ qui vous permet de rechercher parmi les contacts. Taper le nom de famille de l'adhérent.e. Si rien n'est trouvé, c'est qu'il va falloir créer le contact.

Si le contact est trouvé, cliquez sur son nom et passez à l'étape 2.

1.2 Créer un contact pour l'adhérent

Dans la barre de navigation en haut, allez dans Contacts -> Nouveau particulier.

Sur cette page, renseignez le nom de famille, le prénom, et le courriel de l'adhérent.e.

Techniquement, l'adhérent.e peut refuser de donner son courriel. Dans ce cas là, vous n'avez pas à le renseigner dans la page de contact, mais notez que certaines étapes suivantes seront légèrement différentes.

Une fois cela fait, appuyez sur le bouton Enregistrer. Vous arriverez sur la page du contact nouvellement créé.

2. Ajouter l'adhésion

Dans la barre de navigation à gauche, allez sur Adhésion.

Ici sont listées les adhésions effectuées par le contact auprès de l'AML. Nous avons un type d'adhésion par année scolaire (Adhésion 2024-2025, Adhésion 2025-2026, etc.). C'est au pôle infrastructure de créer le nouveau type d'adhésion avant chaque rentrée de Septembre.

Si vous voyez dans la liste une adhésion pour l'année en cours, c'est que le contact avait déjà adhéré pour cette année !

Appuyez sur Ajouter une adhésion.

Il y a beaucoup d'options sur ce formulaire mais nous nous intéressons uniquement à certain d'entre eux. Remplissez :

Enfin, appuyez sur Enregistrer. L'adhésion est validée mais ce n'est pas fini !

3. Ajouter l'adhérent dans les groupes demandés

Les adhérents peuvent demander à recevoir des mailings concernant deux sujets : les événements de l'AML et les informations associatives (convocations aux conseils d'administration, assemblées générales, etc.).

Vous devez ajouter le contact aux groupes demandés. Pour cela rien de plus simple :

Allez dans l'onglet Groupes.

Si l'adhérent.e souhaite recevoir les mailings Event

Dans le menu déroulant Ajouter à un groupe, sélectionnez Mailing Event. Appuyez ensuite sur Ajouter.

Si l'adhérent.e souhaite recevoir les mailings Associatifs

Dans le menu déroulant Ajouter à un groupe, sélectionnez Mailing CA 20XX-20XX (avec l'année en cours). Si le groupe n'existe pas, contactez un pôle infrastructure, il devra le créer. Appuyez ensuite sur Ajouter.

Bien joué, vous avez enregistré votre première adhésion !

Importation des adhésions HelloAsso

HelloAsso permet d'exporter les adhésions au format CSV. Nous utilisons cette fonctionnalité pour importer "rapidement" les adhésions HelloAsso sur CiviCRM. Cette opération doit être faite assez régulièrement, idéalement avant chaque CA pour que les adhérents reçoivent bien leur convocation.

Téléchargement des données d'adhésion

Sur HelloAsso, rendez-vous dans les informations de la billetterie pour afficher la liste des adhésions.

Assurez-vous d'aller sur la billetterie pour l'année universitaire en cours. Si elle n'existe pas, consultez le Bureau.

Nous devons télécharger les adhésions réalisées après la dernière importation. Si vous ne vous souvenez pas de cette date, recherchez dans la liste l'adhésion la plus ancienne qui n'a pas été comptabilisée sur CiviCRM. Pour cela, vous pouvez aller sur CiviCRM, et rechercher le nom de l'adhérent. S'il son contact existe, allez sur son profil dans la rubrique Adhésions. Vous verrez sur cette page si son adhésion pour l'année universitaire en cours a été importée ou non.

Téléchargez le .CSV en spécifiant cette date de dernière importation.

Si la dernière importation a été faites le 20 Octobre, importez les adhésions depuis le 21 Octobre.

Nettoyage des données

Ouvrez le .CSV dans un tableur (Excel, Libreoffice Calc, Google Sheets...) et assurez-vous que tous les noms ont le bon format (nom de famille en majuscule, prénom avec une majuscule au début seulement).

image.png

Dans cette example, "Jobs" devrait être changé" en "JOBS".

Sauvegardez le fichier. Gardez votre tableur, il sera nécessaire plus tard.

Création des contacts

Nous devons nous assurer que chaque adhérent possède un contact existant dans CiviCRM. Pour cela, dans CiviCRM, allez dans Contacts > Importer des contacts.

Fichier à importer

Sélectionnez le CSV que vous avez nettoyé.

Séparateur de champs

Indiquez le point virgule ;.

En cas de doublon

Sélectionnez Remplir les champs vides.

Règle de dédoublonnage

Sélectionnez Nom de famille & Prénom - General.

Cette règle est très importante. Elle permet d'éviter la création de plusieurs entités contact pour la même personne physique.

Format des dates

Sélectionnez jj/mm/aaaa.

Modèle d'import

Sélectionnez HelloAsso Contacts.

Cliquez sur "Suivant".

Correspondance des champs

Normalement, le modèle d'import devrait avoir correctement renseigné la correspondance des champs, mais nous allons vérifier.

À gauche se trouve le nom des colonnes du fichier CSV importé. À droite se trouve le champ correspondant. 3 correspondances doivent être renseignées :

Lorsque vous vous êtes assurés que les correspondances sont bien faites, cliquez sur "Suivant".

Importation

CiviCRM vous indique si des lignes du CSV sont invalides. Assurez-vous qu'il n'y a pas de soucis (où au moins que les soucis soient attendus).

image.png

Aucune ligne est invalide, on peut continuer.

Si tout est bon, cliquez sur "Importer maintenant >>".

Recommandé : Vérifiez qu'il n'y a pas de doublons dans la base.
Allez dans Contacts > Gérer les doublons. Sur Nom de famille & Prénom, cliquez sur le bouton Utiliser cette règle et validez. Cela affichera les contacts qui ont le même prénom et nom de famille, ou alors affichera une notification comme quoi il n'y en a pas. S'il y en a, la procédure de fusion étant compliquée, demandez aux responsables infrastructure.

Importation des adhésions

Nous sommes assurés que chaque adhérent a un contact associé. Nous allons maintenant indiquer à CiviCRM que ces contacts ont adhéré pour l'année universitaire en cours.

Allez dans Adhésions > Importer des adhésions.

Fichier à importer

Choisissez le même CSV que précédemment.

Séparateur de champs

Indiquez le point virgule ;.

Modèle d'import

Sélectionnez Import Adhésions HelloAsso.

Cliquez sur "Suivant".

Sur cette page :

Adhésion

Sélectionnez Mettre à jour l'existant.

Contact de l'adhésion

Sélectionnez Faire correspondre à un contact existant.

Dedupe rule

Sélectionnez Nom de famille & Prénom (Unique Match).

Ces options sont données à titre indicatif. Je pense par exemple qu'il est possible de faire la création des contacts directement à cette étape. Si vous souhaitez faire des tests et faire évoluer cette procédure, n'hésitez pas !

Date format

Sélectionnez jj/mm/aaaa.

Correspondance de champs

Normalement, le modèle d'import devrait avoir correctement renseigné la correspondance des champs, mais nous allons vérifier.

À gauche se trouve le nom des colonnes du fichier CSV importé. À droite se trouve le champ correspondant. Les correspondances suivantes doivent être renseignées :

Deux autres "fausses" colonnes doivent être renseignées. Ce sont des valeurs qui seront appliquées à toutes les adhésions. Elles ne dépendent pas de colonnes venant du .CSV. Si elles n'existent pas, cliquez sur le bouton + Add Row.

image.png

Les 2 valeurs supplémentaires.

Concernant le type de membre :
L'adhésion pour l'année en cours doit être créée. Pour vous assurer qu'elle existe, allez dans Adhésions > Tableau de bord. Ici vous voyez la liste des adhésions existantes. Nous en faison une par année universaire.

image.png
Ici, 2 types existent : Adhérent 2024-2025 et Adhérent 2025-2026.

Si l'adhésion pour l'année en cours n'existe pas, demandez au Bureau ou au pôle infrastructure de la créer en allant dans Administrer > CiviMember > Types d'adhésion.

Lorsque vous vous êtes assurés que les correspondances sont bien faites, cliquez sur "Suivant", puis cliquez sur "Importer maintenant >>".

Importer les groupes

Si la billetterie HelloAsso a bien été faite, les adhérents ont pu choisir s'ils souhaitaient être abonnés aux différentes newsletters de l'AML, à savoir Event et CA. Nous allons renseigner leur choix en les ajoutant aux groupes correspondants.

La technique pour faire cela est de reprendre la procédure de création des contacts détaillée plus tôt dans cette procédure, avec une petite différence : nous allons précisé un groupe dans lequel ajouter les contacts.

Pour chaque mailing (Event puis CA)

Création du CSV

Supprimer toutes les lignes pour lesquelles la réponse est "Non" à la colonne correspondant au mailing. Par exemple, si vous faites l'ajout au groupe Event, supprimez toutes les lignes pour lesquelles la colonne Je souhaite être tenu informé, par mail, des évènements à venir de l'AML est Non. Sauvegardez ce CSV.

Importation

Suivez la procédure "Création des contacts" détaillée plus tôt. Cependant, avant de valider en appuyant sur "Importer maintenant >>", cliquez sur Ajouter les enregistrements importés au groupe existant et choisissez le groupe correspondant.

Cliquez sur "Importer maintenant >>". Les groupes seront ajoutés aux personnes concernées.

Vérification : Normalement, vous devriez obtenir un résultat similaire à l'image suivante, c'est-à-dire 0 nouveau contacts créés et X contacts ajoutés au groupe sélectionné.

image.png
Les lignes invalides viennent des lignes vides résultantes de la suppression des adhérents ne souhaitant pas être abonnés au mailing, il est possible que vous ne les aillez pas en fonction de comment vous avez produit le nouveau CSV.

Réitérez la procédure pour l'autre mailing.